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      跨部門協作與溝通

      2022-03-28 14:13:54 起贏團建 3

      廣州拓展

      跨部門協作與溝通

      -- 建立高效的組織協同


      背景:

      ?企業是一盤棋。企業跟企業的競爭不是單個人的競爭,也不是哪兩個團隊間的競爭,而是企業整體內部合力的競爭。

      ?很多企業內部,看單個團隊,能力,效率等都還好,但一到涉及跨部門之間的工作,效率馬上就掉下來了。

      ?什么原因?一方面有部門主管責任心,主動性,大局觀,溝通協調能力的問題,比如本位主義,地盤主義,不思進取等,另一方面還得檢查企業管理機制和文化風氣的問題。


      課程目標

      ?理解跨部門協作問題背后的原因和邏輯

      ?梳理內部協作涉及的組織,流程,制度設計邏輯和方法

      ?理解企業內部協作文化建設的要點

      ?了解和掌握推動跨部門協作的工作組織與溝通協調技巧


      【問題】:存在哪些常見跨部門協作的問題

      ?問題在誰都無責:出不了貨,效率不高,可是每個部門都覺得自己盡責了,沒有問題。

      ?達不到要求:我要生產了,你材料還沒準備好。我組裝的機器要合格,可是你提供的零件不達標。

      ?扯皮推諉:出了問題,他說是你的問題,你說是他的責任,公說公有理,扯不清楚。

      ?都不想做:A部門覺得是B部門的事,B部門認為是A部門的事,都不動手,拖著。

      ?推動者委屈:老板要考核我,我又沒有權力指揮他們,叫不動。都是公司的事,求爺爺告奶奶地,好像是我家的事似的。

      ?配合者委屈:讓我配合可以,可是我有我的主業,我的職責是生產,你要我提供數據,也得等我忙完再做呀。

      ?配合者顧忌:本來不知道是誰的事,如果這次幫了你,以后都找我怎么辦?出了事被人罵,那不是冤大頭,多一事不如少一事


      【原因】:跨部門協作問題原因分析

      ?組織問題:分工造成各部門就只專注自己的一畝三分地,對大局和邊界之外的責任心弱化了。

      ?邊界模糊:工作銜接存在模糊地帶,你回復客戶還是我回復客戶,是你來拿,還是我給你送去?

      ?流程不清:A說應該先審核再試驗,B說應該先試驗后審核,沒有明確規定。

      ?標準不清:他覺得及時是2小時內報告,你覺得及時是2分鐘內報告。

      ?有責無權:你要求其他部門配合質量改善,但配合部門覺得你無權管他,根本不配合你。

      ?差異沖突:文化、觀念、方法、個性、立場差異,導致溝通障礙,協作不順暢。

      ?角色誤區:推動者不主動,配合者不重視

      ?協作文化:缺乏全局意識和客戶服務意識

      ?局部利益:個人利益,局部利益凌駕組織利益,各自為政,畫地為牢


      【方法】:跨部門協作問題的應對方法

      一、【認知】四個邏輯觀點

      ?機制與個人:先求于勢還是先責于人?

      ?責權利不對等的后果

      ?談事情,能否離開人情、心情?

      ?執行中,他是感性人還是理性人?


      二、【方法】機制建設

      ?統籌機制:在決策和執行有明顯分工的部門之間,如何確定決策者與執行者的權力義務?

      ?矩陣組織:打破畫地為牢的專業界限,整合資源實現大局目標,矩陣項目如何得到職能部門有力配合?

      ?領導小組:什么情形需要建立領導小組進行把關?

      ?業務流程:端到端流程無縫銜接,不掉鏈子,保持高效,如何進行流程優化?

      ?互控規則:打通部門間協作通路,如何用好橫向制約問責機制?

      ?協調機制:如何建立問題和異常的響應與協調機制?

      ?稽核機制:如何用好專項稽核和全員稽核,保證協作執行力?


      三、【思路與方法】文化建設

      ?宣傳服務價值觀

      ?設計服務行動口號

      ?明確服務客戶和價值

      ?提升客戶服務能力

      ?內部協作客戶反饋和評價

      ?內部協作服務激勵機制方法:PBL的應用


      四、【思路與方法】組織能力

      ?項目小組化:項目是個筐,責權利往里裝

      ?任務具體化:降低難度,促動執行

      ?跟進常態化:執行中異常才是常態。

      ?向上借力領導:如何讓上級更愿意支持你?

      ?積極解決問題:是多做動作,還是瞄準對錯?

      ?迭代與閉環管理:迭代與細知頻反的方法論


      五、【認知與方法】溝通技巧

      1.人際溝通的必要認知

      ?利益與感情:要別人配合你,你必須同時在感性和理性上打動TA。

      ?人心與事實:你不是幫他看清真相,而是說服他跟你合作。

      ?心情與事情:情緒比理智來得快,得先同步后領導。

      2.如何好好說話

      ?身體語言:如何誠懇而自然地交流?

      ?事實與評價:養成描述性表達習慣,不隨便評價人。

      ?表達:充分而無攻擊性的表達方法。

      ?傾聽:同理心表達訓練

      3.橫向溝通:讓人感覺良好地配合

      ?合作共識的溝通句型

      ?討論方案的溝通方法

      ?委托辦事的表達方式

      ?跟蹤過程的方式技巧

      ?反饋感謝的方式句型

      4.建立良好同事關系

      ?人際關系心理學:如何理解人人心里的那本情感賬戶?

      ?人際關系心法:獲得好關系,如何從理解到接受到關心?

      ?加深關系的方法:隨手存款可以做的事。

      ?警惕關系紅燈:平時應避免哪些取款事項?


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